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SYMEX ECONOMICS SA
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Our bylaws lay out the operation and management of EuropeanIssuers as filed with the Belgian government and agreed upon in adopted revisions.
The official bylaws are drawn up in French under provisions of Belgian law, and the English version is an unofficial translation for information purposes only. The French text shall prevail in the event of any ambiguity or conflict between the two versions.
1 Unofficial translation of the official French text, for information purposes only. In the event of any ambiguity or conflict between the present text and the French text, the French version shall prevail. Consolidated version after revisions as adopted by the EGM of 6 March 2008 and AGM 2011.
An International Association (hereinafter referred to as the Association) is formed between the five founding associations to the deed of incorporation and any other entities and companies that will be admitted in accordance with these articles of association. The Association will be governed by the provisions of Title III of the Belgian law of 27 June 1921 regarding not for profit associations, international not for profit associations and foundations (hereinafter referred to as the Law).
The Association is called EuropeanIssuers.
The Association’s purpose is to form an entity to the benefit of companies of which the equity securities are admitted to be publicly traded in Europe, to represent them, to promote a large European financial market facilitating their development and to defend their common interests towards the Institutions of the European Union, the stock exchanges and any entities for netting, clearing and settlement of securities, as well as towards any regulatory entity and entities representing professions concerned by the development, at European or international level, of rules and practices concerning the operations of listed companies and securities markets as well as those relating to public offerings and the regimes regarding capital, securities, financial operations and issuing companies in general.
To this end, the Association studies or commissions the study of any question within the scope of this purpose, drafts proposals and makes them known to the institutions or entities concerned, adopts positions on draft laws or regulations or any other initiative with a trans-national, European or international character, maintains regular contacts with the European institutions, the stock exchanges and any public or private, European or international entity involved in the area defined above. It shall make its positions and proposals publicly known.
The Association is established for an indefinite term.
The Association’s main seat is established at 21-23-25 rue de la Science, 1040 Brussels. It may be moved at any time to any other place on the territory of a Member State of the European Union by a decision taken under the conditions provided for in Articles 13 and 14.
Secondary establishments may be set up in any place located on the territory of a Member State of the European Union.
The Association is made up of ordinary members, namely:
a) industrial, commercial and services companies of which the equity securities are admitted to be publicly traded in Europe.
b) entities, including national associations or federations, that represent the said companies and are established in any state in Europe.
In addition to the ordinary members that meet the criteria defined in the first paragraph of this Article, the Association can also accept the membership of associate members. These are natural or legal persons who become a member of the Association in a supporting or observer capacity on the ground of their taking an active interest in the issues within the scope of the Association’s purpose as defined in Article 3 above. Companies and entities meeting the criteria defined in the first paragraph of this Article, are not eligible for an associate membership.
The candidates for membership of the Association are approved by the Board of Directors under the conditions provided for in Articles 13 and 14 below.
Membership of the Association ends:
1. Each member of the Association appoints a permanent representative entrusted with representing it in the Association.
Except for the associate members, the members are entitled to give their opinion on issues within the scope of the Association’s purpose as defined in Article 3 above and to ask that a common position be adopted on the subject. They deliberate on decisions under the conditions laid down in Articles 18 et seq.
Both ordinary and associate members will receive information regarding relevant developments of the regulatory framework applicable to companies of which the securities are admitted for public trading in Europe and of the regulations governing the issuing and trading of securities in Europe.
2. The members of the Association undertake to pay an annual member fee under the conditions provided for by these articles of association. In addition, they may also pay it supportive fees.
Resigning, expelled members and members whose membership ends otherwise are obliged to fulfil their obligations towards the Association until the end of the year in which their membership comes to an end, at which time they will also lose all rights towards the Association. Such obligations include full payment of the membership fee related to the year in which the membership comes to an end.
Members who leave the Association (either following their resignation or in any other way) may not assert any right to the Association’s assets.
The Association is administered by a Board of Directors made up of no less than five members. The directors are appointed by the general meeting, deciding by simple majority of the members.
The directors’ mandate is for three years and is renewable.
Any director who wishes to resign must give the Board of Directors written notice of his resignation, indicating the date on which he wishes to end his director’s mandate.
The directors may be removed from office by the General Meeting, deciding by a majority of two third of the members.
Article 10
The Board appoints from among the directors a Chairman and one or more Vice Chairmen. This appointment remains in effect until the expiry of their director’s mandate; they may be renewed in these functions. The Board may award the title of Honorary Chairman or other titles of honour to any of its directors or to persons who made a significant contribution to the Association’s development.
The Board can form an Executive Committee, made up of at least four Board Directors and the Secretary General mentioned in Article 13 hereinafter, and entrust it with the permanent management of the Association and delegate to it, to this end, that part of its powers that it deems necessary, with the exception of those powers listed in points 2, 3, 4, 5, 6 (last paragraph), 7 and 9 of Article 13.
The Board meets upon notice by the Chairman or at the request of at least one-quarter of directors. The notice calling the meeting sets the agenda for the meeting, which may be held at any place in Europe.
The notice is sent by letter, fax, e-mail or any other means of communication at least five working days before the date set for the Board meeting. It contains the place, date, time and agenda of the meeting.
Directors may participate in the meeting by any means of telecommunication or videoconferencing. The director may give a power of attorney to any other Board member in order to replace him at the meeting of the Board of Directors. Alternatively, the director may also nominate another individual to represent him on a temporary basis at a meeting of the Board of Directors, subject to agreement of the Chairman.
The Board or the Chairman may invite any members or staff of the Association as well as any experts or persons outside the Association whose participation is considered useful, to take part in a consultative capacity in the Board meetings.
The duties of Board members are non-remunerated. However, they may be reimbursed for the costs incurred for carrying out their mission, further to a decision by the Board.
The Board will attempt to obtain the membership of issuing companies, the securities of which are admitted to be publicly traded in Europe, of entities representing them and of associate members.
The Board of Directors enforces the General Meeting’s decisions and deliberates on any matter related to the purpose of the Association or the common interests of its members, provided that these are affected or likely to be by projects, actions, decisions, events or developments whatsoever.
In particular:
1. The Board shall validly deliberate if half or more of its members are present or represented.
The Board’s decisions are taken by simple majority of the votes of the directors present or represented.
However, the decisions on points 3, 5, 6 (last paragraph) and 7 of Article 13 shall be taken by majority of at least two-third of the directors present or represented.
In the event of a tie, the Chairman’s vote is decisive.
2. The Board’s decisions can also be taken without any actual meeting or discussion by approval of an identical text by the above-mentioned majorities.
3. The minutes of the Board meetings are recorded in a special register and signed by the Chairman and the Secretary General, referred to in Article 13 above.
The Chairman, or a Vice Chairman, or any director appointed to this end by the Board, or the Secretary General, or the Vice Secretary General, if appointed, represents the Board in the day-to-day and permanent management of the Association. Such may encompass among others:
1. preparing the annual accounts and budget that the Board has to submit to the General Meeting every year.
2. claiming and collecting the member fees and any sum owing or paid to the Association; paying any debt owed by the Association; validly granting receipts and discharges and managing the cash flow.
3. depositing and withdrawing any sums or valuables of any kind that the Association holds with financial institutions; receiving any registered or other documents, cashing any money orders, opening and operating any current accounts.
The Secretary General acting on his own, represents the Association in court and in all acts, in particular in order to carry out the formalities referred to in point 10 of Article 13. He may have himself represented by the persons indicated in the first paragraph above or by a regular representative.
The Association’s resources comprise:
The financial year runs from 1 January to 31 December; the Board is authorised to change these dates.
1. The General Meeting is made up of all the ordinary members of the Association, being represented by their Chairman, Chief Executive or in their absence, by their permanent representative in the Association. Associate members do not take part in the General Meeting and don’t have any voting rights.
2. The Meeting shall meet once a year and in addition every time it is convened either by the Board of Directors on its own initiative, or by one quarter of its members. In this latter case, the request for a meeting to be convened is sent to the Chairman of the Board, with the agenda and the proposed draft decisions. The Chairman is bound by this request.
The agenda is indicated in the notice which shall be sent by letter, fax, e-mail or any other means of communication to every member at least fifteen days before the meeting. The Meeting can be held at any place in Europe.
The Meeting is chaired by the Chairman of the Board of Directors, or, in his absence, by one of the Vice Chairmen. It validly deliberates irrespective of the number of members present or represented, except in the case provided for in Article 21.
Members entitled to attend the General Meeting can participate by means of telecommunication or videoconferencing if available. They may grant a power of attorney to any other member.
3. Every ordinary member of the Association has a number of votes calculated pro rata its annual member fee actually paid for the current year, up to one vote per instalment of five hundred euros (EUR 500), with rounding down where necessary.
The decisions are taken by simple majority of the votes present or represented except in the cases provided for in Articles 20 and 21. In the event of a tie, the Chairman’s vote is decisive.
The decisions regularly taken by the General Meeting are binding for all the members.
The minutes of the General Meetings are recorded in a special register held at the Association’s main seat and signed by the Chairman and the Secretary General.
1. The General Meeting defines the main strategy of the Association. The Board sends a report in advance to each meeting, specifying the main strategic issues to be debated and reports on the actions carried out since the previous meeting.
2. It approves the accounts for the past financial year and the budget for the following one.
3. It appoints and dismisses the directors, without prejudice to Article 13, 9.
4. It sets the amounts of the member fees that remain in force until new decision. It can set different categories of member fees according to criteria that it determines. The General Meeting can delegate to the Board of Directors the power to set the member fees under the terms and conditions that it determines.
The Association’s articles of association may only be amended by the General Meeting deciding by a majority of at least two-third of the members present or represented.
Proposals for amendment of the articles of association are made at the proposal of the Board.
When a proposal for amendment of the articles of association is on the agenda of a meeting, the notice must be sent at least thirty days before the meeting.
The Association may be dissolved at any time by a decision of the General Meeting deciding by a majority of at least two-third of the members present or represented.
When a proposal for dissolution is on the agenda of a meeting, the notice must be sent at least thirty days before the meeting.
The General Meeting shall validly deliberate only if the members present or represented hold at least one quarter of the votes.
In the event of dissolution, the General Meeting shall appoint one or more receivers responsible for winding up the Association and shall indicate, in accordance with the Law, to which other not for profit association pursuing a purpose similar to that of the Association, any net assets of the liquidation are to be transferred.
1Version officielle de mars 2008 (consolidée après modifications telles que adoptées par l’AGE du 6 mars 2008) déposée aux Annexes au Moniteur Belge.
Il est constitué entre les cinq associations fondatrices à l’acte constitutif ainsi qu'entre tous les organismes et sociétés qui y seront admis conformément aux présents statuts, une Association Internationale (ci-après dénommé l’«Association») qui sera régie par les dispositions du Titre III de la loi belge du 27 juin 1921 sur les associations sans but lucratif, les associations internationales sans but lucratif et les fondations (ci-après dénommée la «Loi»).
L'Association a pour dénomination «EuropeanIssuers».
L'Association a pour but de constituer, au profit des sociétés dont les titres de capital sont admis aux négociations sur un marché européen, un organisme chargé de les représenter, de promouvoir un grand marché financier européen facilitant leur développement et de défendre leurs intérêts communs vis-à-vis des institutions de l'Union européenne, des bourses de valeurs mobilières et des organismes de règlement, livraison et compensation de titres, ainsi que vis-à-vis de tout organisme régulateur ou représentatif de professions concernées par l'évolution, au niveau européen ou international, des règles et pratiques concernant le fonctionnement des sociétés cotées et des marchés de valeurs mobilières ainsi que celles relatives à l'appel public à l'épargne, aux régimes du capital, des titres et des opérations financières ou des sociétés par actions en général.
A cet effet, l'Association procède ou fait procéder à l'étude de toute question entrant dans son objet, formule des propositions et les fait connaître aux institutions ou organismes concernés, prend position sur les projets législatifs ou réglementaires ou toute autre initiative à caractère transnational, européen ou international, établit des contacts réguliers avec les institutions européennes, les bourses et tout organisme public ou privé, européen ou international, intervenant dans le domaine défini ci-dessus. Elle assure la diffusion dans le public de ses prises de position et de ses propositions.
La durée de l'Association est indéterminée.
Le siège de l'Association est fixé à 1040 Bruxelles, 21-23-25 rue de la Science, 1040 Bruxelles. Il pourra à tout moment être transféré dans une autre localité située sur le territoire d'un Etat membre de l'Union européenne par une décision prise dans les conditions prévues aux articles 13 et 14 ci-après.
Des établissements secondaires pourront être établis dans toute localité située sur le territoire d'un Etat membre de l'Union européenne.
L'Association se compose de membres ordinaires à savoir:
a) des sociétés industrielles, commerciales et de services dont les titres de capital sont admis aux négociations sur un marché.
b) des organismes, en ce compris des associations ou fédérations nationales, représentant lesdites sociétés et établis dans un des pays de l’Europe.
Outre les membres ordinaires répondant aux critères décrits au premier paragraphe du présent article, l’Association peut également accepter l’adhésion de membres associés. Il s’agit de personnes physiques ou morales qui adhèrent pour apporter leur soutien ou en tant qu’observateur suite à l’intérêt particulier que suscitent pour eux les matières entrant dans le but de l’Association tel que défini à l’article 3 ci-avant. Les sociétés et les associations qui répondent aux critères décrits au premier paragraphe du présent article ne peuvent pas devenir membre associé.
Les candidats à l'adhésion à l'Association sont agréés par le Conseil d'Administration dans les conditions prévues aux articles 13 et 14 ci-après.
La qualité de membre de l'Association se perd:
1. Chaque membre de l'Association désigne un délégué permanent chargé de le représenter dans l'Association.
Sauf en ce qui concerne les membres associés, les membres ont le droit de s’exprimer sur les matières entrant dans le but de l’Association tel que précisé à l’article 3 ci-avant et de demander qu’une position commune soit prise en la matière. Ils délibèrent des résolutions dans les conditions prévues aux articles 18 et suivants ci-après.
Tant les membres ordinaires que les membres associés reçoivent des informations concernant les développements du cadre réglementaire applicable aux sociétés dont les titres sont admis aux négociations sur un marché européen ainsi que des règles régissant l’émission et la négociation sur le marché de titres de capital en Europe.
2. Les membres de l'Association s'engagent à payer une cotisation annuelle dans les conditions déterminées par les présents statuts. Elles peuvent en outre lui verser des cotisations de soutien.
Les membres démissionnaires, exclus ou dont l’affiliation prend fin autrement sont tenus de remplir leurs obligations à l’égard de l’Association jusqu’à la fin de l’année au cours de laquelle leur affiliation prend fin, date à laquelle ils perdront également tous droits à l’égard de l’Association. Ces obligations comprennent le paiement entier de la cotisation relative à l’année au cours de laquelle le membre cesse d’être membre.
Le membre qui quitte l'Association (suite à sa démission ou suite à toute autre raison) ne peut faire valoir aucun droit sur le fonds social de l'Association.
L'Association est administrée par un Conseil d'Administration dont le nombre de membres est d'au moins cinq. Les administrateurs sont nommés par l’Assemblée Générale statuant à la majorité simple des membres.
Le mandat des administrateurs est de trois ans; il est renouvelable.
Tout administrateur qui veut démissionner doit notifier sa démission par écrit au Conseil d’administration en indiquant la date à laquelle il souhaite terminer son mandat d’administrateur.
Les administrateurs peuvent être révoqués par l'Assemblée Générale statuant à la majorité des deux tiers des membres.
Le Conseil élit en son sein un Président et un ou plusieurs Vice-présidents. Cette élection est faite jusqu'à l'expiration de leur mandat d'administrateur; ils peuvent être renouvelés dans ces fonctions. Le Conseil peut conférer le titre de Président d’honneur ou d’autres titres d’honneur à un de ses administrateurs ou à des personnes qui ont contribué de manière significative au développement de l’Association.
Le Conseil peut constituer un Comité exécutif, composé d’au moins quatre administrateurs et du Secrétaire général, mentionné à l’article 13 ci-après, et lui confier le soin d'assurer de façon constante la direction de l'Association et lui déléguer, à cet effet, telle partie de ses pouvoirs qu'il juge nécessaire, à l'exception des pouvoirs énumérés aux points 2, 3, 4, 5, 6 (dernier alinéa), 7 et 9 de l'article 13 ci-après.
Le Conseil se réunit sur convocation du Président ou sur la demande du quart au moins de ses membres. La convocation fixe l'ordre du jour de la réunion, qui peut être tenue en toute localité située sur le territoire de l'Europe.
La convocation est transmise par lettre, fax, courrier électronique ou tout autre moyen de communication au moins cinq (5) jours ouvrables avant la date fixée pour la réunion du Conseil. Elle contient le lieu, la date, l’heure et l’ordre du jour de la réunion.
La participation à la réunion peut être assurée par tout moyen de télécommunication ou vidéoconférence. L'administrateur peut donner un pouvoir à tout autre membre du Conseil afin de le remplacer à la réunion du Conseil d’Administration. Le directeur peut aussi désigner une autre personne pour le représenter temporairement à une réunion du Conseil d’administration, sous réserve d’accord du président.
Le Conseil ou le Président peut inviter à participer, à titre consultatif, aux réunions du Conseil, tous membres ou collaborateurs de l'Association ainsi que tous experts ou personnalités extérieures à l'Association dont la participation lui paraît utile.
Les fonctions de membres du Conseil sont gratuites; toutefois les frais exposés pour l'exercice de leur mission pourront leur être remboursés sur décision du Conseil.
Le Conseil s'efforcera d'obtenir l'adhésion de sociétés émettrices dont les titres de capital sont admis aux négociations sur un marché européen et d'organismes les représentant ainsi que de membres associés.
Le Conseil d'Administration assure l'exécution des décisions de l'Assemblée Générale et délibère sur toute question en rapport avec l'objet de l'Association ou les intérêts communs de ses membres dès lors que ceux-ci sont ou sont susceptibles d'être affectés par des projets, actes, décisions, évènements ou développements quelconque.
Notamment :
1. Le Conseil délibère valablement quand la moitié au moins de ses membres est présente ou représentée.
Les délibérations du Conseil sont prises à la simple majorité des voix des administrateurs présents ou représentés.
Toutefois, les délibérations relatives aux points 3, 5, 6 (dernier alinéa) et 7 énumérés à l'article 13 doivent être prises à la majorité des deux tiers au moins des administrateurs présents ou représentés.
En cas de partage des voix, celle du Président est prépondérante.
2. Les décisions du Conseil peuvent également être prises sans réunion ou discussion effective par approbation d'un texte identique par les majorités précisées ci-dessus.
3. Les procès-verbaux des séances du Conseil sont inscrits sur un registre spécial et signés par le Président et le Secrétaire général, visé à l’article 13 ci-avant.
Le Président ou un Vice-président ou tout administrateur désigné à cet effet par le Conseil, ou le Secrétaire général, ou le Secrétaire général adjoint, s'il en a été désigné un, représente le Conseil dans l'administration quotidienne et permanente de l'Association. Cette représentation comprend entre autres:
1. l’établissement des comptes et du budget annuels que le Conseil doit soumettre chaque année à l'Assemblée Générale;
2. le recouvrement et l'encaissement des cotisations, et de toute somme due ou versée à l'Association; le paiement de toute dette de l’Association, le pouvoir de donner valablement quittance et décharge; la gestion de la trésorerie;
3. le dépôt et le retrait de toutes sommes ou valeurs quelconques appartenant à l'Association dans les établissements financiers; le retrait de tout plis chargé ou recommandé, l’encaissement de tout mandat, faire ouvrir et fonctionner tous comptes courants.
Le Secrétaire général agissant seul représente l'Association en justice et dans tous les actes, notamment pour l'exécution des formalités visées au point 10 de l'article 13 ci-avant. Il peut se faire représenter, outre par les personnes désignées au premier alinéa ci-dessus, par un mandataire régulier.
Les ressources de l'Association comprennent:
L'exercice court du 1er janvier au 31 décembre; le Conseil est habilité à modifier ces dates.
1. L'Assemblée Générale se compose de tous les membres ordinaires de l'Association, les membres étant représentés par leur Président, Directeur général ou à défaut, par leur délégué permanent auprès de l'Association. Les membres associés ne font pas partie de l’Assemblée Générale et n’ont donc aucun droit de vote.
2. L'Assemblée doit se réunir une fois par an, et en outre, chaque fois qu'elle est convoquée soit par le Conseil d'Administration de sa propre initiative, soit par le quart de ses membres : dans ce dernier cas, la demande de convocation est adressée au Président du Conseil, avec l'ordre du jour et les projets de résolution proposés. Le Président est lié par cette demande.
L'ordre du jour est indiqué dans la convocation qui doit être adressée par lettre, fax, courrier électronique ou tout autre moyen de communication à chaque membre au moins quinze jours avant la réunion. L'Assemblée peut se tenir en toute localité située sur le territoire de l'Europe.
L'Assemblée est présidée par le Président du Conseil d'Administration, ou, à défaut, par l'un des Vice-présidents. Elle délibère valablement quel que soit le nombre des membres présents ou représentés sauf dans le cas prévu à l’article 21 ci-après.
La participation des membres ordinaires peut être faite par des moyens de télécommunication ou de vidéoconférence si ces moyens sont disponibles; ils peuvent donner pouvoir à tout autre membre ordinaire.
3. Chaque membre ordinaire de l'Association dispose d’un nombre de voix calculé au pro rata de sa cotisation annuelle effectivement versée pour l’année en cours, à concurrence d’une voix par tranche de cinq cents (500) Euros, avec arrondissement, s’il y a lieu, au nombre inférieur.
Les décisions sont prises à la simple majorité des voix présentes ou représentées sauf dans les cas prévus aux articles 20 et 21 ci-après. En cas de partage des voix, celle du Président est prépondérante.
Les décisions régulièrement prises par l'Assemblée Générale obligent l'ensemble des membres.
Les procès-verbaux des Assemblées Générales sont inscrits sur un registre spécial tenu au siège de l’Association et signés par le Président et le Secrétaire général.
1. L'Assemblée Générale définit les grandes orientations de l'Association. Le Conseil lui adresse préalablement à chaque réunion un rapport précisant les grandes questions stratégiques à débattre et il lui rend compte des actions menées depuis la dernière Assemblée.
2. Elle approuve les comptes de l'exercice écoulé ainsi que le budget de l’exercice suivant cet exercice.
3. Elle nomme et révoque les administrateurs, sans préjudice de l’article 13, point 9, ci-avant.
4. Elle fixe les montants des cotisations, celles-ci demeurant en vigueur jusqu'à nouvelle décision. Elle peut fixer différentes catégories de cotisations en fonction de critères qu'elle détermine. L’Assemblée Générale peut déléguer au Conseil d’Administration le pouvoir de fixer les cotisations dans les conditions et limites qu'elle détermine.
Les statuts de l'Association ne peuvent être modifiés que par l'Assemblée Générale statuant à la majorité des deux tiers au moins des membres présents ou représentés.
Les propositions de modification des statuts sont faites sur proposition du Conseil.
Dans le cas où une proposition de modification des statuts est à l'ordre du jour d'une Assemblée, la convocation doit être adressée au moins trente jours avant la réunion.
L'Association peut être dissoute à toute époque sur décision de l'Assemblée Générale statuant à la majorité des deux tiers au moins des membres présents ou représentés.
Dans le cas où une proposition de dissolution est à l'ordre du jour d'une Assemblée, la convocation doit être adressée au moins trente jours avant la réunion.
L’Assemblée Générale ne délibérera valablement que si les membres présents ou représentés détiennent au moins le quart des voix.
En cas de dissolution, l'Assemblée Générale désignera un ou plusieurs liquidateurs chargés de la liquidation de l'Association et indiquera, conformément à la Loi, à quelle autre association non lucrative poursuivant un but similaire à celui de l’Association, l'actif net éventuel de la liquidation sera versé.
